Sistema de Inventário Permanente ou Permanente Inventário. Perspetiva fiscal e de gestão;

Sistema de Inventário Permanente ou Permanente Inventário. Perspetiva fiscal e de gestão
O sistema de inventário permanente (SIP) consiste na identificação dos bens quanto à sua natureza, quantidade e custos unitários e globais, por forma a permitir a verificação, a todo o momento, da correspondência entre as contagens físicas e os respetivos registos contabilísticos. A definição de inventário permanente está prevista no n.º 1 do artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 158/2009, de 13/07 (na redação do DL 98/2015), que instituiu e que atualizou o SNC - Sistema de Normalização Contabilística.
A obrigatoriedade, resultante do Decreto-Lei nº 98/2015, aplica-se às empresas que, à data do balanço, ultrapassem 2 dos 3 seguintes critérios:
a) Total do balanço: 350.000€;
b) Volume de negócios líquido: 700.000€;
c) Número médio de empregados durante o período: 10
As Microentidades ficam dispensadas desta obrigação, bem como as entidades que prossigam as atividades de: Agricultura, produção animal, apicultura e caça; Silvicultura e exploração florestal; Indústria piscatória e aquicultura; Pontos de vendas a retalho que no seu conjunto não apresentem, no período de um exercício (ano), vendas superiores a J 300.000 nem a 10% das vendas globais da respetiva entidade; Prestação de serviços, considerando-se como tais as que apresentem, no período de um exercício, um custo das mercadorias vendidas e das matérias consumidas que não exceda J 300.000 nem 20% dos respetivos custos operacionais.
As entidades a que seja aplicável o SNC ou as normas internacionais de contabilidade adotadas pela UE ficam obrigadas a adotar o sistema de inventário permanente na contabilização dos inventários, nos seguintes termos:
a) Proceder às contagens físicas dos inventários com referência ao final do período, ou, ao longo do período, de forma rotativa, de modo que cada bem seja contado, pelo menos, uma vez em cada período;
b) Identificar os bens quanto à sua natureza, quantidade e custos unitários e globais, por forma a permitir a verificação, a todo o momento, da correspondência entre as contagens físicas e os respetivos registos contabilísticos.
Em matéria fiscal, foi publicado um ofício-circulado com o n.º 20193, de 23.06.2016, que nos indica que “a adoção do SIP implica necessariamente que as entidades procedam ao registo contabilístico das entradas e das saídas de inventários ao longo do período contabilístico, de forma que seja possível (i) conhecer, a todo o momento, o valor dos inventários e (ii) apurar o custo dos inventários vendidos e dos consumidos”.
Entretanto, no n.º 11 do mesmo ofício-circulado, citando-se um parecer da Comissão de Normalização Contabilística (CNC), diz-se que “a aplicação do sistema de inventário permanente na escrituração comercial digráfica pode basear-se em registos extracontabilísticos, os quais deverão identificar os bens quanto à natureza, quantidade e custos unitários e globais, suscetíveis de permitirem o controlo da correspondência entre os valores constantes dos registos contabilísticos e os valores apurados com base nas contagens físicas dos inventários.”
Relativamente à periodicidade dos registos contabilísticos destinados a assegurar a concretização do sistema de inventário permanente, diz-se textualmente, no n.º 9 do mesmo ofício-circulado: “A periodicidade do registo contabilístico em SIP não está legalmente estabelecida, devendo a mesma atender à natureza das atividades desenvolvidas pela entidade e à relação entre o custo a suportar com a obtenção da informação e o benefício dela resultante.”
Os inventários devem ser valorizados pelo custo ou valor realizável líquido, dos dois o mais baixo.
O custo dos inventários deve incluir: custos de compra (soma do respetivo preço de compra com os direitos de importação e outros impostos suportados pela entidade, os custos de transporte, manuseamento e outros custos diretamente atribuíveis à aquisição de bens acabados, materiais e serviços), custos de conversão (incluem custos diretamente relacionados com a produção — (p. ex. mão-de-obra direta e gastos gerais de fabrico) e outros custos incorridos para colocar os inventários no seu local e na sua condição atuais.
Valor realizável líquido é o preço de venda estimado no decurso da atividade empresarial menos os custos estimados de acabamento e menos os custos estimados necessários para efetuar a venda.
Quando o valor realizável líquido é inferior ao valor de custo, dá origem a perdas por imparidade.
Para o cálculo deste custo temos duas formas mais usuais: custo médio ponderado e FIFO - first in, first out.
A adoção do sistema de inventário permanente (SIP) apresenta vantagens e desvantagens que convém ponderar no momento da sua implementação. Todavia, entendemos que consiste numa excelente prática de gestão. Não é um gasto. É um investimento.
As vantagens consistem (i) no apuramento dos custos da mercadoria vendida e da matéria consumida mais consistente e fiável, o que permite obter informação relevante como o cálculo de margens brutas e resultados operacionais precisos, a cada momento. (ii) A prevenção na descoberta de furtos e até de erros nas contagens físicas, visto que a confrontação com o inventário físico irá originar discrepâncias que deverão de ser analisadas. (iii) A gestão dos níveis de stock, já que uma diminuição para níveis de possível rutura poderá causar danos na imagem da organização. Um caso muito específico são as vendas online. Com este sistema bem implementado, a informação do stock é vital, de forma que as encomendas realizadas possam ser executadas e no tempo estimado. A confiança em qualquer modelo de negócio é peça vital em todo desenho do modelo de negócio. (iv) Permite também que toda a organização tenha acesso imediato às quantidades reais, de forma que esta informação possa ser utilizada pelos vários departamentos. Por outro lado, (i) a sua implementação implicará um investimento inicial em equipamento, recursos humanos, tempo e em procedimentos de manutenção periódica do sistema. (ii) Os departamentos envolvidos deverão ser alvo de formação especifica, de forma que todos os intervenientes no processo tenham o mesmo objetivo bem definido, que será o de registar todos os movimentos dos bens que estejam sob a sua gestão. (iii) Além disso, as contagens físicas deverão fazer parte dos procedimentos regulares, de forma que qualquer discrepância seja atempadamente analisada e suprimida e eliminado o erro no circuito.
Um outro tema importante será a ligação entre a obtenção de benefícios fiscais e o SIP.
O Ofício Circulado nº 20193/2016, de 23 de junho, do Gabinete da Subdiretora-Geral do IR e das Relações Internacionais, refere que a atribuição de benefícios fiscais tem como uma das condições de acesso que os sujeitos passivos disponham de contabilidade regularmente organizada e de acordo com o SNC. A Comissão de Normalização Contabilística entende que o SIP não é um instrumento contabilístico que integre o SNC, mas uma obrigação a que as entidades a que seja aplicável o SNC ou as normas internacionais de contabilidade estão sujeitas. Conclui assim que a não adoção do SIP não permite concluir que o SNC não foi adotado, que as demonstrações financeiras não apresentam de forma verdadeira e apropriada a sua posição financeira, o seu desempenho e as alterações na sua posição financeira. Não obstante, na confirmação da inexistência ou insuficiência de um controlo dos inventários eficaz, quer em termos de quantidade quer de valorização, e, consequentemente, na constatação de que as demonstrações financeiras não apresentam de forma apropriada a posição financeira, nos termos do artigo 57º do IRC e dos artigos 87º e 88º da Lei Geral Tributária, deverão ser aplicados métodos indiretos na determinação da matéria coletável. Consequentemente, conclui-se que a contabilidade não estará regularmente organizada e estará em causa o usufruto dos benefícios fiscais, quando existe como condição de acesso no respetivo diploma a correta determinação do lucro tributável.
Com a publicação do despacho nº 437/2020, datado de 9 de novembro, por parte do Secretário de Estado Adjunto e dos Assuntos Fiscais, fica estabelecida a estrutura do ficheiro de comunicação de inventários, aprovada anteriormente pela Portaria nº 126/2019, datada de 2 de maio. Entrará em vigor a partir de 2022, tendo como referência os inventários respeitantes ao período de 2021 e a entregar até 31 de janeiro de 2022.
As entidades obrigadas a comunicar o inventário são todos os sujeitos passivos de IRC e IRS, ficando excluídas apenas as entidades abrangidas pelo regime simplificado.
A comunicação a efetuar até 31 de janeiro de 2022 irá contemplar apenas as quantidades, sendo que, a partir de 2022, terá de passar a incluir também a sua valorização. A Autoridade Tributária (AT) está a incentivar o SIP, tornando-se este mandatório. Também aqui existe alinhamento com a AT.
Alertamos para o facto de que a falta de comunicação desta obrigação declarativa, que foi introduzida pelo Orçamento de Estado para 2015, aplicando-se aos inventários de 2014, pode originar coimas que vão desde 200 euros até 10.000 euros para os sujeitos passivos de IRS e de 400 euros até 20.000 euros para os de IRC.
Em termos efetivos, com a adoção desta medida, aliada à medida anteriormente introduzida da comunicação mensal da faturação e da comunicação prévia do transporte de mercadorias, a Autoridade Tributária pretendeu obter um controlo mais rígido dos movimentos de bens e da redução da manipulação dos inventários, já que o apuramento do custo das mercadorias vendidas e das matérias consumidas (CMVMC) é uma rúbrica da demonstração de resultados que normalmente tem um peso considerável na estrutura de gastos das entidades.
Sofia Raquel Azevedo Contabilista Certificada na Mazars; Ricardo Branco Contabilista Certificado na Mazars, 21/01/2022
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