Sistema de inventário permanente – procedimentos práticos
O presente artigo tem como objetivo detalhar os procedimentos da adoção do sistema de inventário permanente no tratamento contabilístico e fiscal dos inventários reconhecidos no balanço das empresas.
A partir do ano de 2016, com alterações introduzidas ao Sistema de Normalização Contabilística (SNC), o universo de empresas obrigadas a adotar o sistema de inventário permanente aumentou exponencialmente, passando apenas a estar excluídas as empresas classificadas na categoria de entidade contabilística de microentidades.
A partir do ano de 2016, com alterações introduzidas ao Sistema de Normalização Contabilística (SNC), o universo de empresas obrigadas a adotar o sistema de inventário permanente aumentou exponencialmente, passando apenas a estar excluídas as empresas classificadas na categoria de entidade contabilística de microentidades.
Esta alteração para o sistema de inventário permanente pode implicar uma mudança substancial nos procedimentos de controlo de gestão dos stocks das empresas, com a necessidade de registo e controlo de entradas e saídas de bens de inventário, seja para as empresas comerciais de mera compra e revenda de mercadorias ou para as empresas industriais ou de produção, com a aquisição e consumo de matérias, e produção e venda de produtos acabados.
Refira-se que a obrigação e os procedimentos do sistema de inventário permanente têm, fundamentalmente, uma natureza de controlo fiscal, pois, em termos contabilísticos, na preparação das demonstrações financeiras, é indiferente, para o cálculo do valor de inventários no balanço e do gasto das vendas na demonstração de resultados, a adoção do sistema de inventário permanente ou intermitente (os valores terão que ser sempre idênticos).
Entidades obrigadas à adoção do sistema de inventário permanente
A partir do período de 2016, inclusive, e seguintes apenas estão dispensadas de adotar o sistema de inventário permanente que sejam consideradas na categoria de microentidades, sem prejuízo das dispensas anteriormente previstas.
A obrigação ou dispensa de adotar o sistema de inventário permanente é similar às regras para a identificação da categoria contabilística de microentidade.
A partir dos períodos iniciados em, ou após, 1 de janeiro de 2016, as categorias de entidades para efeitos contabilísticos passaram a ter novos limites, passando a considerar-se microentidades aquelas que não ultrapassem dois dos três limites seguintes: total do balanço: 350 000 euros volume de negócios líquido: 700 000 euros e número médio de empregados durante o período: 10.
São pequenas entidades aquelas que, excluindo as consideradas como microentidades, à data do balanço, não ultrapassem dois dos três limites seguintes: total do balanço: 4 000 000 euros, volume de negócios líquido: 8 000 000 euros e número médio de empregados durante o período: 50.
Estes limites reportam-se ao período imediatamente anterior, devendo, quando aplicável, observar-se as seguintes regras:
- Sempre que em dois períodos consecutivos imediatamente anteriores sejam ultrapassados dois dos três limites enunciados como microentidades ou como pequenas entidades, as entidades deixam de poder ser consideradas na respetiva categoria, a partir do terceiro período, inclusive.
- As entidades podem novamente ser consideradas nessa categoria, caso deixem de ultrapassar dois dos três limites enunciados para a respetiva categoria nos dois períodos consecutivos imediatamente anteriores.
Por exemplo, no período de 2019, uma empresa foi considerada na categoria de microentidades.
Para que esta sociedade deixe de ser considerada como microentidade em 2020 teria que deixar de ultrapassar 2 dos 3 limites durante os dois períodos consecutivos imediatamente anteriores (2018 e 2019). Se não ultrapassa 2 dos 3 limites em 2018, ainda que esses limites sejam ultrapassados em 2019, a sociedade deve continuar a ser considerada como microentidade no período de 2020, mantendo a dispensa de adotar o sistema de inventário permanente nesse período de 2020.
Clarifica-se que, para efeitos de determinação da categoria de entidade contabilística, o total de balanço refere-se ao total do ativo (ou capital próprio mais passivo), o volume de negócios líquidos refere-se ao montante que resulta da venda dos produtos (conta 71) e da prestação de serviços (conta 72), após dedução dos descontos e abatimentos sobre vendas, do imposto sobre o valor acrescentado e de outros impostos diretamente ligados ao volume de negócios.
Tratando-se de entidade para a qual o volume de negócios líquido, tal como referido, não seja por si só significativo da atividade desenvolvida, o que se presume quando o volume de negócios líquido for inferior a 75% do total dos rendimentos da entidade, devem ser-lhe adicionados ainda os rendimentos da entidade provenientes de outras fontes, desde que os mesmos resultem de transações realizadas com terceiros no âmbito da atividade operacional da entidade.
O número médio de empregados durante o período refere-se aos efetivos que correspondam ao número de unidades trabalho-ano (UTA), isto é, ao número de pessoas que tenham trabalhado na empresa em questão ou por conta dela a tempo inteiro durante todo o ano considerado. O trabalho das pessoas que não tenham trabalhado todo o ano, ou que tenham trabalhado a tempo parcial, independentemente da sua duração, ou o trabalho sazonal, é contabilizado em frações de UTA.
Os efetivos são compostos: a) Pelos assalariados; b) Pelas pessoas que trabalham para essa empresa, com um nexo de subordinação com ela e equiparados a assalariados à luz do direito nacional; c) Pelos proprietários-gestores; d) Pelos sócios que exerçam uma atividade regular na empresa e beneficiem das vantagens financeiras da mesma. Os aprendizes ou estudantes em formação profissional titulares de um contrato de aprendizagem ou de formação profissional não são contabilizados nos efetivos. A duração das licenças de maternidade ou parentais não é contabilizada.
Por outro lado, mantêm-se as restantes dispensas de adoção do sistema de inventário permanente para as atividades de agricultura e similares, com pontos de venda de retalho e para as entidades prestadoras de serviços.
Sem prejuízo das entidades serem classificadas como pequenas, médias ou grandes entidades, estão dispensadas de inventário permanente as atividades de agricultura, produção animal, apicultura e caça, silvicultura e exploração florestal, indústria piscatória e aquicultura, pontos de vendas a retalho que, no seu conjunto, não apresentem, no período de um exercício, vendas superiores a 300 000 euros, nem a 10% das vendas globais da respetiva entidade e ainda as entidades cuja atividade predominante consista na prestação de serviços, considerando-se como tais, para efeitos deste artigo, as que apresentem, no período de um exercício, um custo das mercadorias vendidas e das matérias consumidas que não exceda 300 000 euros, nem 20% dos respetivos custos operacionais.
Estas dispensas relativas aos pontos de retalho e as entidades prestadores de serviços mantêm-se até ao termo do período seguinte àquele em que, respetivamente, as atividades e as entidades neles referidas tenham ultrapassado os limites que as originaram.
Caso ultrapassem esses limites, podem voltar a beneficiar da dispensa de inventário permanente as atividades e as entidades referidas em relação às quais deixem de se verificar, durante dois períodos consecutivos, os requisitos estabelecidos para a concessão da dispensa, produzindo efeitos a partir do período seguinte ao termo daquele período.
Procedimento prático
O inventário permanente é um sistema de controlo dos inventários, nomeadamente das quantidades, custos unitários e globais, que é efetuado em sistema extracontabilísticos, tais como programas informáticos de gestão de stocks e sistemas de contabilidade analítica.
Os procedimentos contabilísticos previstos na Norma Contabilística e de Relato Financeiro (NCRF) nº 18 — “Inventários” para o tratamento das operações com inventários são idênticos independentemente de a empresa adotar o sistema de inventário permanente ou intermitente.
Tal como decorre do parágrafo 27 da NCRF 18, a fórmula FIFO pressupõe que os itens de inventário que foram comprados ou produzidos primeiro sejam vendidos em primeiro lugar e, consequentemente, os itens que permanecerem em inventário no fim do período sejam os itens mais recentemente comprados ou produzidos. Pela fórmula do custo médio ponderado, o custo de cada item é determinado a partir da média ponderada do custo de itens semelhantes no início de um período e do custo de itens semelhantes comprados ou produzidos durante o período. A média pode ser determinada numa base periódica ou à medida que cada entrega adicional seja recebida, o que depende das circunstâncias da entidade.
Estas circunstâncias da entidade são definidas no SNC em função da dimensão da empresa, quando esta seja classificada como microentidade ou não.
A adoção do sistema de inventário permanente implica proceder às contagens físicas dos inventários com referência ao final do período, ou, ao longo do período, de forma rotativa, de modo a que cada bem seja contado, pelo menos, uma vez em cada período.
No sistema de inventário permanente é obrigatório identificar os bens quanto à sua natureza, quantidade e custos unitários e globais, por forma a permitir a verificação, a todo o momento, da correspondência entre as contagens físicas e os respetivos registos contabilísticos.
Nas contagens físicas, devem ser considerados os bens que ainda não foram objeto de venda ou de consumo pela empresa, para determinar as quantidades físicas existentes a essa data, nomeadamente no final de período.
A essas quantidades físicas deve ser aplicado o respetivo custo unitário, determinado pela fórmula de custeio utilizada pela empresa (custo específico, FIFO ou custo médio ponderado), para determinar o custo total dos inventários em stock a essa data, bem como o gasto das vendas para as quantidades que tenham sido vendidas, ou o custo das matérias consumidas na realização de prestações de serviços ou incorporação no custo dos produtos e trabalhos em curso e produtos acabados e intermédios.
Como se pode verificar, a adoção do sistema de inventário permanente implica que se torne possível, a todo o momento, a verificação da correspondência entre o stock físico existente no armazém e os respetivos registos contabilísticos. Mas o procedimento referido pode ser meramente um processo extracontabilístico, nomeadamente através de programas de gestão de stocks, e não um procedimento de registo contabilístico.
Esta necessidade determina que seja possível, em qualquer momento, a obtenção do custo dos inventários e do gasto das vendas (e custo das matérias-primas consumidas) através dos referidos cálculos extracontabilísticos para a preparação de um balanço e de uma demonstração de resultados, quando tal for necessário.
Não é obrigatória a contabilização operação a operação de stocks para que se esteja a adotar o sistema de inventário permanente, pois tal não resulta da legislação.
A determinação do custo dos inventários e do gasto de vendas, no programa de gestão de stocks, tem que ser efetuada operação a operação, mas os respetivos registos contabilísticos podem ser efetuados, pelo menos, numa base mensal, com referência ao stock físico do final de um determinado período (mês), para que seja possível preparar, nesse momento, um balanço e demonstração de resultados até essa data.
Assim, para a realização dos registos contabilísticos, no sistema de inventário permanente, podem ser obtidos dos sistemas de controlo e gestão de stocks (informáticos ou manuais, dependendo da dimensão da estrutura organizativa da entidade) documentos com o gasto das vendas (CMVMC ou variação dos inventários da produção) resumidos com as vendas de mercadorias ou produtos acabados ou consumos de matérias-primas, matérias subsidiárias, etc., bem como resumos dos documentos com o custo de produção dos produtos acabados, intermédios e dos produtos e trabalhos em curso que transitam para o período seguinte, referente ao período em causa (mês), e no final do ano.
De qualquer forma, se a entidade tiver dimensão e complexidade suficiente, pode efetuar os registos contabilísticos operação a operação de inventários, não sendo tal procedimento uma obrigação no sistema de inventário permanente.
É, ainda, possível determinar os referidos custos dos inventários mediante a utilização de técnicas simplificadas previstas nos parágrafos 21 e 22 da NCRF 18, como o método do retalho e o custo padrão.
Nesse caso, a informação para o registo contabilístico do gasto das vendas e custo de produção dos produtos acabados e em curso pode ser obtida por documentos elaborados pela empresa para a determinação desses valores, sendo estes estáveis ao longo do período, mas carecendo de verificações periódicas para detetar e corrigir desvios face aos custos reais.
Este procedimento resulta de um esclarecimento fornecido pela Comissão de Normalização Contabilística (CNC) à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) de 12 de novembro de 2015, sobre o significado de adoção de sistema de inventário permanente.
A AT, através do Ofício-Circulado n.º 20193/2016, de 23/06, veio esclarecer, que, para efeitos fiscais, é aceitável, que o registo contabilístico em sistema de inventário permanente possa ser efetuado, pelo menos, no final de cada mês.
Este esclarecimento estabelece que as entidades, adotando ou sendo obrigadas a adotar o sistema de inventário permanente nos termos do SNC, devem efetuar os registos contabilísticos do apuramento do custo dos inventários (conta 3x) e gasto das vendas (conta 61) (ou variação dos inventários de produção (conta 73), pelo menos, no final de cada mês, com base nos dados extracontabilísticos das movimentações de stocks (entradas e saídas) extraídas dos programas de gestão de stocks.
Implicações de não adoção do sistema de inventário intermitente
A AT refere ainda que, estando a adotar o sistema de inventário intermitente, quando estaria obrigada ao sistema de inventário permanente, não é só por si razão para se concluir que não foi adotado o SNC e que a contabilidade não se encontra regularmente organizada.
Esta asserção tem uma importância significativa, nomeadamente quanto a contingências fiscais, uma vez que determinados benefícios fiscais e outros apoios de Estado estão dependentes de a empresa ter contabilidade regularmente organizada.
Todavia, a inexistência ou insuficiência de elementos de contabilidade que impossibilitem o controlo dos inventários e, consequentemente, confirmar que as demonstrações financeiras apresentam de forma apropriada a posição financeira, o desempenho financeiro e as alterações na posição financeira podem levar à aplicação de métodos indiretos de determinação da matéria coletável, nos termos da legislação fiscal e penal tributária.
Comunicação à AT dos inventários valorizados
As pessoas, singulares ou coletivas, que tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território português, que disponham de contabilidade organizada e estejam obrigadas à elaboração de inventário, devem comunicar à AT, até ao dia 31 de janeiro, por transmissão eletrónica de dados, o inventário respeitante ao último dia do exercício anterior, através de ficheiro com características e estrutura definidas.
A obrigação de elaboração de inventários resulta das Normas Contabilísticas em vigor.
De acordo com a definição previsto no parágrafo 6 da NCRF 18 – “Inventários (ou no Apêndice I do SNC, para a entidades que estejam a adotar a NCRF para as Pequenas Entidades ou a Norma Contabilística para Microentidades), inventários são os ativos detidos para venda no decurso ordinário da atividade empresarial, no processo de produção para tal venda ou na forma de materiais ou consumíveis a serem aplicados no processo de produção ou na prestação de serviços.
Face a esta definição, os inventários a contabilizar e a comunicar à Autoridade Tributária e Aduaneira devem ser:
- Os itens de ativo adquiridos para revenda no decurso ordinário da atividade (mercadorias);
- Os itens de ativo produzidos para serem vendidos (produtos acabados);
- Os itens de ativo produzidos para serem integrados de novo no processo produtivo (produtos intermédios);
- Os itens de ativo com produção em curso para serem vendidos ou a integrar em processo produtivo (produtos e trabalhos em curso);
- Os itens de ativo resultantes da produção, secundários aos produtos principais (subprodutos);
- Os itens de ativo resultantes da produção, sem valor comercial ou com valor reduzido (resíduos, refugos);
- Os itens de ativo adquiridos para serem integrados no processo produtivo ou para a realização de prestação de serviços (matérias-primas, subsidiárias ou de consumo).
A comunicação no Portal das Finanças é efetuada em: Portal E-Fatura --» Inventários --» Comunicação de Ficheiros de Inventário. Esta funcionalidade permite comunicar ficheiros de inventário.
Sugere-se a consulta às informações sobre a comunicação de inventários disponibilizada pela AT no Portal das Finanças em: Apoio ao contribuinte --» Inventário.
Está prevista a comunicação da valorização dos inventários à AT, tendo esse procedimento sido adiado devido a constrangimentos práticos de obtenção atempada dessa informação na data limite da comunicação.
A comunicação da valorização dos inventários reportados a 31/12/2020, a efetuar em janeiro de 2021, deverá ser mais uma vez adiada para o ano seguinte, face aos constrangimentos vividos pelas empresas, decorrente da pandemia COVID-19.
Refira-se que a obrigação e os procedimentos do sistema de inventário permanente têm, fundamentalmente, uma natureza de controlo fiscal, pois, em termos contabilísticos, na preparação das demonstrações financeiras, é indiferente, para o cálculo do valor de inventários no balanço e do gasto das vendas na demonstração de resultados, a adoção do sistema de inventário permanente ou intermitente (os valores terão que ser sempre idênticos).
Entidades obrigadas à adoção do sistema de inventário permanente
A partir do período de 2016, inclusive, e seguintes apenas estão dispensadas de adotar o sistema de inventário permanente que sejam consideradas na categoria de microentidades, sem prejuízo das dispensas anteriormente previstas.
A obrigação ou dispensa de adotar o sistema de inventário permanente é similar às regras para a identificação da categoria contabilística de microentidade.
A partir dos períodos iniciados em, ou após, 1 de janeiro de 2016, as categorias de entidades para efeitos contabilísticos passaram a ter novos limites, passando a considerar-se microentidades aquelas que não ultrapassem dois dos três limites seguintes: total do balanço: 350 000 euros volume de negócios líquido: 700 000 euros e número médio de empregados durante o período: 10.
São pequenas entidades aquelas que, excluindo as consideradas como microentidades, à data do balanço, não ultrapassem dois dos três limites seguintes: total do balanço: 4 000 000 euros, volume de negócios líquido: 8 000 000 euros e número médio de empregados durante o período: 50.
Estes limites reportam-se ao período imediatamente anterior, devendo, quando aplicável, observar-se as seguintes regras:
- Sempre que em dois períodos consecutivos imediatamente anteriores sejam ultrapassados dois dos três limites enunciados como microentidades ou como pequenas entidades, as entidades deixam de poder ser consideradas na respetiva categoria, a partir do terceiro período, inclusive.
- As entidades podem novamente ser consideradas nessa categoria, caso deixem de ultrapassar dois dos três limites enunciados para a respetiva categoria nos dois períodos consecutivos imediatamente anteriores.
Por exemplo, no período de 2019, uma empresa foi considerada na categoria de microentidades.
Para que esta sociedade deixe de ser considerada como microentidade em 2020 teria que deixar de ultrapassar 2 dos 3 limites durante os dois períodos consecutivos imediatamente anteriores (2018 e 2019). Se não ultrapassa 2 dos 3 limites em 2018, ainda que esses limites sejam ultrapassados em 2019, a sociedade deve continuar a ser considerada como microentidade no período de 2020, mantendo a dispensa de adotar o sistema de inventário permanente nesse período de 2020.
Clarifica-se que, para efeitos de determinação da categoria de entidade contabilística, o total de balanço refere-se ao total do ativo (ou capital próprio mais passivo), o volume de negócios líquidos refere-se ao montante que resulta da venda dos produtos (conta 71) e da prestação de serviços (conta 72), após dedução dos descontos e abatimentos sobre vendas, do imposto sobre o valor acrescentado e de outros impostos diretamente ligados ao volume de negócios.
Tratando-se de entidade para a qual o volume de negócios líquido, tal como referido, não seja por si só significativo da atividade desenvolvida, o que se presume quando o volume de negócios líquido for inferior a 75% do total dos rendimentos da entidade, devem ser-lhe adicionados ainda os rendimentos da entidade provenientes de outras fontes, desde que os mesmos resultem de transações realizadas com terceiros no âmbito da atividade operacional da entidade.
O número médio de empregados durante o período refere-se aos efetivos que correspondam ao número de unidades trabalho-ano (UTA), isto é, ao número de pessoas que tenham trabalhado na empresa em questão ou por conta dela a tempo inteiro durante todo o ano considerado. O trabalho das pessoas que não tenham trabalhado todo o ano, ou que tenham trabalhado a tempo parcial, independentemente da sua duração, ou o trabalho sazonal, é contabilizado em frações de UTA.
Os efetivos são compostos: a) Pelos assalariados; b) Pelas pessoas que trabalham para essa empresa, com um nexo de subordinação com ela e equiparados a assalariados à luz do direito nacional; c) Pelos proprietários-gestores; d) Pelos sócios que exerçam uma atividade regular na empresa e beneficiem das vantagens financeiras da mesma. Os aprendizes ou estudantes em formação profissional titulares de um contrato de aprendizagem ou de formação profissional não são contabilizados nos efetivos. A duração das licenças de maternidade ou parentais não é contabilizada.
Por outro lado, mantêm-se as restantes dispensas de adoção do sistema de inventário permanente para as atividades de agricultura e similares, com pontos de venda de retalho e para as entidades prestadoras de serviços.
Sem prejuízo das entidades serem classificadas como pequenas, médias ou grandes entidades, estão dispensadas de inventário permanente as atividades de agricultura, produção animal, apicultura e caça, silvicultura e exploração florestal, indústria piscatória e aquicultura, pontos de vendas a retalho que, no seu conjunto, não apresentem, no período de um exercício, vendas superiores a 300 000 euros, nem a 10% das vendas globais da respetiva entidade e ainda as entidades cuja atividade predominante consista na prestação de serviços, considerando-se como tais, para efeitos deste artigo, as que apresentem, no período de um exercício, um custo das mercadorias vendidas e das matérias consumidas que não exceda 300 000 euros, nem 20% dos respetivos custos operacionais.
Estas dispensas relativas aos pontos de retalho e as entidades prestadores de serviços mantêm-se até ao termo do período seguinte àquele em que, respetivamente, as atividades e as entidades neles referidas tenham ultrapassado os limites que as originaram.
Caso ultrapassem esses limites, podem voltar a beneficiar da dispensa de inventário permanente as atividades e as entidades referidas em relação às quais deixem de se verificar, durante dois períodos consecutivos, os requisitos estabelecidos para a concessão da dispensa, produzindo efeitos a partir do período seguinte ao termo daquele período.
Procedimento prático
O inventário permanente é um sistema de controlo dos inventários, nomeadamente das quantidades, custos unitários e globais, que é efetuado em sistema extracontabilísticos, tais como programas informáticos de gestão de stocks e sistemas de contabilidade analítica.
Os procedimentos contabilísticos previstos na Norma Contabilística e de Relato Financeiro (NCRF) nº 18 — “Inventários” para o tratamento das operações com inventários são idênticos independentemente de a empresa adotar o sistema de inventário permanente ou intermitente.
Tal como decorre do parágrafo 27 da NCRF 18, a fórmula FIFO pressupõe que os itens de inventário que foram comprados ou produzidos primeiro sejam vendidos em primeiro lugar e, consequentemente, os itens que permanecerem em inventário no fim do período sejam os itens mais recentemente comprados ou produzidos. Pela fórmula do custo médio ponderado, o custo de cada item é determinado a partir da média ponderada do custo de itens semelhantes no início de um período e do custo de itens semelhantes comprados ou produzidos durante o período. A média pode ser determinada numa base periódica ou à medida que cada entrega adicional seja recebida, o que depende das circunstâncias da entidade.
Estas circunstâncias da entidade são definidas no SNC em função da dimensão da empresa, quando esta seja classificada como microentidade ou não.
A adoção do sistema de inventário permanente implica proceder às contagens físicas dos inventários com referência ao final do período, ou, ao longo do período, de forma rotativa, de modo a que cada bem seja contado, pelo menos, uma vez em cada período.
No sistema de inventário permanente é obrigatório identificar os bens quanto à sua natureza, quantidade e custos unitários e globais, por forma a permitir a verificação, a todo o momento, da correspondência entre as contagens físicas e os respetivos registos contabilísticos.
Nas contagens físicas, devem ser considerados os bens que ainda não foram objeto de venda ou de consumo pela empresa, para determinar as quantidades físicas existentes a essa data, nomeadamente no final de período.
A essas quantidades físicas deve ser aplicado o respetivo custo unitário, determinado pela fórmula de custeio utilizada pela empresa (custo específico, FIFO ou custo médio ponderado), para determinar o custo total dos inventários em stock a essa data, bem como o gasto das vendas para as quantidades que tenham sido vendidas, ou o custo das matérias consumidas na realização de prestações de serviços ou incorporação no custo dos produtos e trabalhos em curso e produtos acabados e intermédios.
Como se pode verificar, a adoção do sistema de inventário permanente implica que se torne possível, a todo o momento, a verificação da correspondência entre o stock físico existente no armazém e os respetivos registos contabilísticos. Mas o procedimento referido pode ser meramente um processo extracontabilístico, nomeadamente através de programas de gestão de stocks, e não um procedimento de registo contabilístico.
Esta necessidade determina que seja possível, em qualquer momento, a obtenção do custo dos inventários e do gasto das vendas (e custo das matérias-primas consumidas) através dos referidos cálculos extracontabilísticos para a preparação de um balanço e de uma demonstração de resultados, quando tal for necessário.
Não é obrigatória a contabilização operação a operação de stocks para que se esteja a adotar o sistema de inventário permanente, pois tal não resulta da legislação.
A determinação do custo dos inventários e do gasto de vendas, no programa de gestão de stocks, tem que ser efetuada operação a operação, mas os respetivos registos contabilísticos podem ser efetuados, pelo menos, numa base mensal, com referência ao stock físico do final de um determinado período (mês), para que seja possível preparar, nesse momento, um balanço e demonstração de resultados até essa data.
Assim, para a realização dos registos contabilísticos, no sistema de inventário permanente, podem ser obtidos dos sistemas de controlo e gestão de stocks (informáticos ou manuais, dependendo da dimensão da estrutura organizativa da entidade) documentos com o gasto das vendas (CMVMC ou variação dos inventários da produção) resumidos com as vendas de mercadorias ou produtos acabados ou consumos de matérias-primas, matérias subsidiárias, etc., bem como resumos dos documentos com o custo de produção dos produtos acabados, intermédios e dos produtos e trabalhos em curso que transitam para o período seguinte, referente ao período em causa (mês), e no final do ano.
De qualquer forma, se a entidade tiver dimensão e complexidade suficiente, pode efetuar os registos contabilísticos operação a operação de inventários, não sendo tal procedimento uma obrigação no sistema de inventário permanente.
É, ainda, possível determinar os referidos custos dos inventários mediante a utilização de técnicas simplificadas previstas nos parágrafos 21 e 22 da NCRF 18, como o método do retalho e o custo padrão.
Nesse caso, a informação para o registo contabilístico do gasto das vendas e custo de produção dos produtos acabados e em curso pode ser obtida por documentos elaborados pela empresa para a determinação desses valores, sendo estes estáveis ao longo do período, mas carecendo de verificações periódicas para detetar e corrigir desvios face aos custos reais.
Este procedimento resulta de um esclarecimento fornecido pela Comissão de Normalização Contabilística (CNC) à Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) de 12 de novembro de 2015, sobre o significado de adoção de sistema de inventário permanente.
A AT, através do Ofício-Circulado n.º 20193/2016, de 23/06, veio esclarecer, que, para efeitos fiscais, é aceitável, que o registo contabilístico em sistema de inventário permanente possa ser efetuado, pelo menos, no final de cada mês.
Este esclarecimento estabelece que as entidades, adotando ou sendo obrigadas a adotar o sistema de inventário permanente nos termos do SNC, devem efetuar os registos contabilísticos do apuramento do custo dos inventários (conta 3x) e gasto das vendas (conta 61) (ou variação dos inventários de produção (conta 73), pelo menos, no final de cada mês, com base nos dados extracontabilísticos das movimentações de stocks (entradas e saídas) extraídas dos programas de gestão de stocks.
Implicações de não adoção do sistema de inventário intermitente
A AT refere ainda que, estando a adotar o sistema de inventário intermitente, quando estaria obrigada ao sistema de inventário permanente, não é só por si razão para se concluir que não foi adotado o SNC e que a contabilidade não se encontra regularmente organizada.
Esta asserção tem uma importância significativa, nomeadamente quanto a contingências fiscais, uma vez que determinados benefícios fiscais e outros apoios de Estado estão dependentes de a empresa ter contabilidade regularmente organizada.
Todavia, a inexistência ou insuficiência de elementos de contabilidade que impossibilitem o controlo dos inventários e, consequentemente, confirmar que as demonstrações financeiras apresentam de forma apropriada a posição financeira, o desempenho financeiro e as alterações na posição financeira podem levar à aplicação de métodos indiretos de determinação da matéria coletável, nos termos da legislação fiscal e penal tributária.
Comunicação à AT dos inventários valorizados
As pessoas, singulares ou coletivas, que tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território português, que disponham de contabilidade organizada e estejam obrigadas à elaboração de inventário, devem comunicar à AT, até ao dia 31 de janeiro, por transmissão eletrónica de dados, o inventário respeitante ao último dia do exercício anterior, através de ficheiro com características e estrutura definidas.
A obrigação de elaboração de inventários resulta das Normas Contabilísticas em vigor.
De acordo com a definição previsto no parágrafo 6 da NCRF 18 – “Inventários (ou no Apêndice I do SNC, para a entidades que estejam a adotar a NCRF para as Pequenas Entidades ou a Norma Contabilística para Microentidades), inventários são os ativos detidos para venda no decurso ordinário da atividade empresarial, no processo de produção para tal venda ou na forma de materiais ou consumíveis a serem aplicados no processo de produção ou na prestação de serviços.
Face a esta definição, os inventários a contabilizar e a comunicar à Autoridade Tributária e Aduaneira devem ser:
- Os itens de ativo adquiridos para revenda no decurso ordinário da atividade (mercadorias);
- Os itens de ativo produzidos para serem vendidos (produtos acabados);
- Os itens de ativo produzidos para serem integrados de novo no processo produtivo (produtos intermédios);
- Os itens de ativo com produção em curso para serem vendidos ou a integrar em processo produtivo (produtos e trabalhos em curso);
- Os itens de ativo resultantes da produção, secundários aos produtos principais (subprodutos);
- Os itens de ativo resultantes da produção, sem valor comercial ou com valor reduzido (resíduos, refugos);
- Os itens de ativo adquiridos para serem integrados no processo produtivo ou para a realização de prestação de serviços (matérias-primas, subsidiárias ou de consumo).
A comunicação no Portal das Finanças é efetuada em: Portal E-Fatura --» Inventários --» Comunicação de Ficheiros de Inventário. Esta funcionalidade permite comunicar ficheiros de inventário.
Sugere-se a consulta às informações sobre a comunicação de inventários disponibilizada pela AT no Portal das Finanças em: Apoio ao contribuinte --» Inventário.
Está prevista a comunicação da valorização dos inventários à AT, tendo esse procedimento sido adiado devido a constrangimentos práticos de obtenção atempada dessa informação na data limite da comunicação.
A comunicação da valorização dos inventários reportados a 31/12/2020, a efetuar em janeiro de 2021, deverá ser mais uma vez adiada para o ano seguinte, face aos constrangimentos vividos pelas empresas, decorrente da pandemia COVID-19.