Empresas têm de apostar cada vez mais no sistema de controlo interno
As empresas têm de implementar e desenvolver um sistema de controlo interno que lhes permita responder a potenciais riscos e a tomar as opções mais ajustadas à sua realidade, defendem Ana Costa e Carina Coelho num trabalho publicado na revista “Contabilista”. Para que exista um efetivo controlo interno, é essencial um entendimento da totalidade da empresa. É também aspeto central deste processo perceber a composição do controlo interno, bem como os seus fatores de risco e as respetivas limitações.
Desde logo, o controlo interno passa por um plano da organização que proporciona a segregação adequada de responsabilidades. Passa também pelas práticas a serem seguidas no desempenho das funções de cada um dos departamentos, por um sistema de procedimentos de registos, de modo a proporcionar um controlo contabilístico razoável sobre os ativos, passivos, rendimentos e gastos, bem como por pessoal de qualidade compatível com as respetivas responsabilidades. No entanto, mesmo a existência desse controlo interno não significa que a empresa esteja imune à ocorrência de erros, irregularidades ou fraudes. Com efeito, existem fatores que limitam o controlo interno, como fazem notar as autoras.
Um desses fatores é a dimensão da empresa, tendo em conta que a implementação de um bom sistema de controlo interno é mais difícil numa entidade com um número reduzido de colaboradores do que numa com um número mais elevado. Por sua vez, pode acontecer o órgão de gestão não ter interesse na manutenção de um bom sistema de controlo interno. Não menos importante é a relação custo/benefício, dado que a implementação de um bom sistema de controlo interno implica que a empresa incorra em custos. A que há que acrescer a existência de erros humanos e/ou fraudes. Finalmente, transações pouco usuais, uma vez que a implementação de um sistema de controlo interno previne transações correntes e, ainda, a utilização da informática. Entretanto, quanto mais uma empresa cresce, mais importante se torna o desenvolvimento de um sistema de controlo interno.
Atenção aos riscos financeiros e operacionais
Cada vez mais as empresas devem valorizar a qualidade da informação, darem atenção aos riscos financeiros e operacionais, às obrigações fiscais e à orientação de bons princípios e práticas que incidam sobre a sua sustentabilidade. Neste contexto, a prestação de informação é um fator determinante. É importante que haja comunicação interna para que todos tenham conhecimento da alteração de procedimentos, dos riscos a que estão expostos e dos controlos que serão questionados. É preciso comunicar o plano de resposta aos constantes desafios.
Para Ana Costa e Carina Coelho, pretende-se que dentro da organização não haja falta de interação e capacidade de resposta, ou seja, a componente monitorização faz parte da base do bom funcionamento do sistema de controlo interno. Neste âmbito, o contabilista e o auditor têm um papel fundamental. Através da auditoria interna é criado um plano de auditoria diferente do habitual, com programas e papéis de trabalho de acordo com as anomalias inerentes. Mesmo que o acompanhamento físico não seja tão fácil, é necessário que as ações de acompanhamento continuem a existir.
Quanto à atividade de controlo, o relato financeiro deve ir ao encontro de fechos contabilísticos, à divulgação de toda a informação constante nas demonstrações financeiras e a estimativas pormenorizadas e complexas. A avaliação de risco é um fator com um grau de exigência elevado, dado que tem um nível de ocorrência muito maior. A recolha de prova de auditoria ficou limitada, na medida em que o acesso à informação e às instalações das entidades ficou reduzido. Face a este cenário, podem ocorrer alguns riscos, a que os intervenientes no sistema de controlo interno deverão estar particularmente atentos.
Um desses fatores é a dimensão da empresa, tendo em conta que a implementação de um bom sistema de controlo interno é mais difícil numa entidade com um número reduzido de colaboradores do que numa com um número mais elevado. Por sua vez, pode acontecer o órgão de gestão não ter interesse na manutenção de um bom sistema de controlo interno. Não menos importante é a relação custo/benefício, dado que a implementação de um bom sistema de controlo interno implica que a empresa incorra em custos. A que há que acrescer a existência de erros humanos e/ou fraudes. Finalmente, transações pouco usuais, uma vez que a implementação de um sistema de controlo interno previne transações correntes e, ainda, a utilização da informática. Entretanto, quanto mais uma empresa cresce, mais importante se torna o desenvolvimento de um sistema de controlo interno.
Atenção aos riscos financeiros e operacionais
Cada vez mais as empresas devem valorizar a qualidade da informação, darem atenção aos riscos financeiros e operacionais, às obrigações fiscais e à orientação de bons princípios e práticas que incidam sobre a sua sustentabilidade. Neste contexto, a prestação de informação é um fator determinante. É importante que haja comunicação interna para que todos tenham conhecimento da alteração de procedimentos, dos riscos a que estão expostos e dos controlos que serão questionados. É preciso comunicar o plano de resposta aos constantes desafios.
Para Ana Costa e Carina Coelho, pretende-se que dentro da organização não haja falta de interação e capacidade de resposta, ou seja, a componente monitorização faz parte da base do bom funcionamento do sistema de controlo interno. Neste âmbito, o contabilista e o auditor têm um papel fundamental. Através da auditoria interna é criado um plano de auditoria diferente do habitual, com programas e papéis de trabalho de acordo com as anomalias inerentes. Mesmo que o acompanhamento físico não seja tão fácil, é necessário que as ações de acompanhamento continuem a existir.
Quanto à atividade de controlo, o relato financeiro deve ir ao encontro de fechos contabilísticos, à divulgação de toda a informação constante nas demonstrações financeiras e a estimativas pormenorizadas e complexas. A avaliação de risco é um fator com um grau de exigência elevado, dado que tem um nível de ocorrência muito maior. A recolha de prova de auditoria ficou limitada, na medida em que o acesso à informação e às instalações das entidades ficou reduzido. Face a este cenário, podem ocorrer alguns riscos, a que os intervenientes no sistema de controlo interno deverão estar particularmente atentos.