O controlo dos inventários é considerado, como uma das atividades mais importantes para uma gestão organizada e eficiente para a supervisão de stocks por parte de qualquer entidade empresarial. Este controlo compreende um conjunto de procedimentos, métodos e práticas para alcançar um melhor fluxo de operações de entrada e saída de produtos, de modo a contribuir para uma tomada de decisões positivas e adequadas à realidade existente.
Dois tipos de sistemas de inventário podem ser utilizados para o processo de controlo, o Sistema de Inventário Intermitente e o Sistema de Inventário Permanente, sendo este último o foco do artigo em questão.
O Sistema de Inventário Permanente é visto como o ideal e o mais completo método, a nível de acesso à informação recente e a nível de uma otimização de todos os processos envolventes, relativamente à monitorização correta dos inventários.
Este tipo de Sistema de Inventário Permanente traduz -se num sistema de controlo dos inventários, que contempla diversas vantagens, nomeadamente uma melhor gestão de tempo, a identificação dos bens e um maior e fácil controlo dos bens quanto à sua natureza, às quantidades existentes e aos seus custos unitários e globais. Para os sistemas de gestão e de contabilidade analítica, fornecem a possibilidade de a qualquer momento, a correspondência real entre as contagens físicas e os registos contabilísticos, conforme previsto n.º 1 do artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 158/2009, de 13/07 (na redação do Decreto-Lei n.º 98/2015).
As alterações introduzidas pelo Decreto-Lei 98/2015, de 2 de junho (transposição da Diretiva n.º 2013/34/EU), vieram alargar o leque de empresas que agora são abrangidas e obrigadas à aplicação do Sistema de Inventário Permanente.
Com efeito, a partir do ano de 2016, as empresas que se encontram dispensadas de implementar o Sistema de Inventário Permanente são as que reúnam as características estabelecidas na norma das microentidades, (referenciado no nº. 1 do artigo 9º Decreto-Lei 98/2015), ou seja, as que não ultrapassem dois dos três limites mencionados a seguir:

1. total do balanço: 350 000 Euros,
2. volume de negócios líquido:  700 000 Euros;
3. número médio de empregados durante o período: 10

Também ficam dispensadas as entidades que não sejam microentidades, mas que são relativas às seguintes atividades:

• Agricultura, produção animal, apicultura e caça;
• Silvicultura e exploração florestal
• Indústria piscatória e aquicultura
• Pontos de venda a retalho que, no seu conjunto não apresentem, no período de um exercício, vendas superiores a 300.000 Euros nem a 10% das vendas globais da respetiva entidade.
• Prestação de serviços, considerando-se como tais as que apresentem, no período de um exercício, um custo das mercadorias vendidas e das matérias consumidas que não exceda os 300.000Euros nem 20% dos respetivos custos operacionais.

Por conseguinte, o Ofício-Circulado n.º 20193/2016, de 23/06, da Autoridade Tributária e Aduaneira, clarifica que, em termos de efeitos fiscais, as entidades contempladas para a adoção do Sistema de Inventário Permanente devem refletir a nível contabilístico, pelo menos no final de cada mês, os inventários efetivamente existentes, com base no regime de inventário permanente. Por outras palavras, efetuar o registo de todos os movimentos que ocorram, de entradas e saídas de stock, apresentando, no final de cada operação sucedida, os respetivos saldos contabilísticos correspondentes e atualizados das rubricas de Custo dos Inventários (ativo) e Gasto das Vendas (demonstração de resultados) ou Variação dos Inventários de Produção (demonstração de resultados).
Segundo a Norma Contabilística e de Relato Financeiro (NCRF) n.º 18 - "Inventários", os procedimentos previstos para o tratamento das operações relativos a inventários são idênticos nas empresas que adotem o Sistema de Inventário Permanente ou Intermitente.
A comunicação dos inventários por parte das empresas é efetuada anualmente e reportada, por via eletrónica, no final de cada período fiscal (no mês seguinte ao mês de fecho anual), no portal da Autoridade Tributária e Aduaneira (conforme o artigo 3.º A do Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto).Todos os sujeitos passivos de IRS ou IRC são obrigados à comunicação, independentemente do volume de negócios, exceto os abrangidos pelo regime simplificado.
Normalmente, para as empresas com o período de tributação coincidente com o ano civil (de 1 de janeiro a 31 de dezembro), a obrigação de comunicação ocorre até à data de 31 de janeiro do período seguinte ao que diz respeito. Os sujeitos passivos, com o período de tributação que não coincida com o ano civil, os prazos praticados são diferentes, isto é, a comunicação deve ser efetuada até ao final do mês seguinte à data de término desse período.
No caso em que os sujeitos passivos não possuam bens em stock e que estejam obrigados por lei à comunicação de inventário, os mesmos não precisam de comunicar nem de submeter um ficheiro em branco. Contudo, devem declarar, na mesma, no portal da Autoridade Tributária e Aduaneira, via e-fatura, que não tem existências a serem reportadas.
A Portaria n.º 126/2019, de 2 de maio, veio definir uma estrutura mais completa para o ficheiro dos inventários (nomeadamente a valorização dos produtos), que deverá compreender os campos infra:

• Tipo de Produto (M-Mercadorias; P-Matérias-primas, subsidiárias e de consumo; A-Produtos acabados e intermédios; S-Subprodutos, desperdícios e fugas; T-Produtos e trabalhos em curso; B-Ativos Biológicos);
• Identificador do Produto (código do produto na lista de produtos, correspondente ao do SAFT (PT) da faturação, quando aplicável);
• Descrição (descrição do produto);
• Código do Produto (código EAN (código de barras ou Identificador do Produto);
• Quantidades (quantidades de existência final ao período a que reporta);
• Unidades (unidade de medida usada para cada produto)
• Valor (valor da existência final relativa ao valor que reporta).

A comunicação dos inventários, com a estrutura do ficheiro aprovada pela Portaria n.º 126/2019, de 2 de maio, entra em vigor para as comunicações de inventários relativas ao ano de tributação de 2023. Para o ano de tributação de 2022, a comunicação de inventários continua a não ser comunicada com a sua valorização e pode ser efetuada até final de fevereiro de 2023 ou até ao final do 2.º mês seguinte ao termo do período de tributação para os sujeitos passivos com período de tributação diferente do ano civil (conforme despacho n.8/2022 – XXIII, de 13/12 do SEAF).
Esta obrigação, de reportar o inventário no final do período fiscal é uma medida por parte do Governo para o reforço do controlo das operações realizadas pelos sujeitos passivos, com o intuito de combater a fraude, a evasão fiscal e a economia paralela, detetando entidades que apresentam valores de inventários falsos e/ou incorretos, de modo a encobrir o volume de negócios do ano, influenciando o seu resultado tributável.
Em caso de situações de falta ou de atraso na comunicação dos elementos das faturas ou inventários, a coima pela infração cometida pode ir de 200 Euros a 10.000 Euros, se for sujeito passivo de IRS e de 400 Euros a 20.000 Euros, se for sujeito passivo de IRC.
A Baker Tilly dispõe de serviços de qualidade e de rigor, relacionados com a área de inventários que asseguram, nas suas várias vertentes, contabilística, fiscal e de controlo interno, alicerçados nos seguintes pilares:

1. Facilidade de acesso à informação cloud
2. Ferramentas de apoio à aprovação de compras
3. Controlo de entradas e saídas de stocks de acordo com os registos da base de dados
4. Sistema de registo de inventários (Controlo de desvios, encerramento de períodos, valorização de stocks)
5. Automatização da importação de registos para a contabilidade.

As empresas devem ver a comunicação de inventários não como mais uma obrigação burocrática e administrativa a cumprir, com o fim de ser controlado por entidades terceiras, mas como um bom incentivo para a completa e total informatização de um ciclo transacional, que envolve muitos movimentos de transações resultantes em entradas e saídas de bens.
A gestão de inventários é uma área de relevância dentro de uma organização empresarial e, caso seja conduzida de forma bem sucedida, constitui uma ferramenta relevante na otimização interna, permitindo a maximização dos meios de produção e a satisfação do mercado.
Em suma, para as empresas é uma oportunidade para reverem o seu ciclo de inventários (compras, produção, inventariação, valorização, rotação, realização, contabilização e sistemas de informação de suporte), implementando processos e práticas de controlo interno que permitam maior eficácia, melhores margens, otimização de cadeias de abastecimento e logística de compras, diminuição de risco de obsolescência técnica ou financeira e, consequentemente, um menor desperdício de stock e de recursos afetos ao seu controlo.